Prima nota contabile: che cos’è e come redigerla con excel
Ecco il file prima nota excel.
Gestire al meglio la prima nota di cassa e di banca è fondamentale per la gestione ottimale della tua impresa.
Ogni giorno in tutte le aziende, che siano piccole, medie o grandi imprese, ci sono entrate ed uscite.
Questi movimenti possono essere sia in denaro contante, quindi con movimentazioni di cassa, che in altri mezzi con movimenti di banca.
Il controllo questi movimenti è molto importante, ad esempio per rilevare tempestivamente errori nei pagamenti effettuati.
Pertanto si rende necessario redigere un documento che riassuma in maniera ordinata questi movimenti.
Vale a dire la prima nota di cassa e di banca.
Mettiamo a disposizione un foglio excel per redigere al meglio la prima nota excel.
In primo luogo vediamo tutto quello che occorre sapere su questo documento:
1) Che cos’è e cosa si registra in prima nota cassa e banca?
2) Chi la deve redigere la prima nota?
3) A cosa serve la prima nota?
4) Ogni quanto deve essere aggiornata la prima nota excel?
5) Scarica il nostro foglio excel di prima nota contabile cassa e banca
6) Prima nota excel: la preparazione del foglio di lavoro excel
7) Come si fa la prima nota excel?
8) Come si fa il saldo in Excel?
9) Come effettuare i controlli nel file di prima nota excel?
Che cos’è e cosa si registra in prima nota cassa e banca?
La prima nota è un documento che riassume l’insieme delle registrazioni delle entrate e delle uscite di un’impresa.
Si parla di prima nota cassa per i pagamenti effettuati o ricevuti in denaro contante.
Movimenti che quindi non sono rilevati dagli estratti conti bancari.
Mentre si dice prima nota di banca per le entrate e le uscite di un conto bancario.
Pertanto si tratta di scritture elementari che si riferiscono a singole grandezze.
Infatti in questo documento ci si limita ad elencare in ordine cronologico le operazioni aziendali.
Chi la deve redigere?
In primo luogo è importate dire che nessuno ha l’obbligo di redigere la prima nota.
Infatti queste scritture sono effettuate in forma libera.
In quanto scritture elementari le imprese non sono obbligate a redigerle.
Tuttavia è consigliabile che tutti compilino giornalmente la prima nota.
Poiché permette in maniera semplice di tenere traccia di tutti i pagamenti che riceviamo e che effettuiamo.
Pensaci, puoi permetterti di rischiare di restare senza contanti in cassa o di non sapere esattamente di quanto contante disponi?
Certamente no!
A cosa serve la prima nota?
Se compilato correttamente e periodicamente la prima nota è un documento molto utile per amministrare la tua azienda al meglio.
In primo luogo la prima nota può essere un valido aiuto nel momento in cui effettui le scritture contabili.
Ad esempio potrai facilmente risalire al mezzo con il quale hai pagato una determinata fattura di uno specifico fornitore.
Perciò in fase di registrazione delle scritture contabili sarai in grado di attribuire il giusto conto di storno per diminuire il debito registrato in precedenza.
In seconda battuta la prima nota è fondamentale per avere un quadro completo delle tue uscite.
Infatti grazie alla prima nota potrai ad esempio capire tempestivamente se hai effettuato dei pagamenti non dovuti.
In aggiunta avrai in ogni momento il prospetto generale del totale, fornitore per fornitore, dei debiti ancora da saldare.
Allo stesso modo disporrai del prospetto totale, cliente per cliente, dei crediti ancora da riscuotere.
Ogni quanto aggiornarla?
Certamente per redigere al meglio la prima nota ti consigliamo di aggiornarla quotidianamente.
Infatti se inseriamo nel documento tutti i movimenti effettuati nella giornata avremo un ricordo chiaro e preciso degli stessi.
Pertanto la prima nota sarà sicuramente compilata in modo corretto.
Infatti lo spirito di queste scritture elementari è proprio quella di annotare in ordine cronologico i fatti aziendali così da lasciarne traccia.
Prima nota excel: scarica ora il documento per controllare i movimenti di cassa e banca
Come potrai immaginare il concetto di prima nota è abbastanza semplice.
Tuttavia l’organizzazione di questo documento non è sempre facile.
Pertanto nello spirito di agevolare i nostri utenti mettiamo a disposizione gratuitamente un foglio di calcolo excel per farlo.
Puoi scaricarlo qui!
Il file si compone di 5 schede.
In particolare contiene:
- La scheda principale: in questa scheda annoteremo i fatti aziendali in ordine cronologico
- La guida: in questa scheda potrete leggere un riepilogo delle istruzioni da seguire per la corretta compilazione di questo file
- L’anagrafica: in questa scheda occorrerà, come vedremo in seguito, fornire le informazioni generali iniziali.
- Situazione clienti: scheda di riepilogo della situazione dei pagamenti ricevuti e da ricevere.
- Situazione fornitori: scheda di riepilogo della situazione dei pagamenti effettuati e da effettuare.
Per concludere vediamo nello specifico le sezioni da compilare e come farlo.
Prima nota excel: come si fa la prima nota cassa e banca?
Il foglio excel di prima nota che mettiamo a disposizione necessita di una fase di preparazione.
In questa fase occorre registrare l’anagrafica.
Per farlo basterà cliccare sull’apposito link interno al file “anagrafica”.
Verrai indirizzato in una nuova scheda dove potrai inserire le informazioni necessarie.
Vale a dire:
- Clienti: in questa tabella dovrai indicare l’elenco di tutti i tuoi clienti con al fianco il relativo saldo a credito iniziale;
- Fornitori: in questa tabella dovrai indicare l’elenco di tutti i tuoi fornitori con al fianco il relativo saldo a debito iniziale;
- Banche: in questa tabella dovrai indicare l’elenco di tutte le banche nelle quali hai un conto corrente
- Dipendenti: in questa tabella dovrai indicare l’elenco di tutti i tuoi dipendenti
- Tipo di documento: in questa tabella dovrai indicare l’elenco di tutti i documenti. Sono inseriti di default i documenti più utilizzati.
Per concludere inserisci nella cella “G8” della scheda principale il saldo iniziale della tua cassa.
Come si fa la prima nota con excel?
Successivamente alla fase di preparazione del file di prima nota excel potrai redigere con semplicità gli appositi campi.
Ti consiglio di inserire i dati relativi ai movimenti nel seguente ordine:
- Data registrazione: inserire la data in cui registriamo il movimento
- Descrizione del movimento: Inserire una breve descrizione dello stesso
- Tipo movimento: Selezionabile tramite il menù a tendina tra i movimenti elencati in anagrafica
- Nome del fornitore, del cliente o del collaboratore: inserire nella relativa colonna il nome del cliente o del fornitore
- Movimento da registrare: inserire l’importo nella relativa colonna a seconda se si tratta di un’entrata o un’uscita di cassa o di banca.
- Nome banca: se si tratta di una movimentazione bancaria inserire il nome della relativa banca.
Come si fa il saldo in Excel?
Il saldo della prima nota nel foglio di lavoro excel viene segnalato progressivamente nella colonna I a partire dalla cella I11 e nella colonna M a partire dalla cella M11.
In particolare troverai nella colonna I il saldo progressivo della cassa e nella colonna M il saldo progressivo della banca.
Come effettuare i controlli nella prima nota excel?
Per concludere è possibile effettuare i controlli che permettono di monitorare la situazione di clienti e fornitori.
Il file di prima nota excel permette di effettuare facilmente controlli sulla situazione generale di clienti e fornitori.
Per farlo ti basterà cliccare sul link “situazione clienti”.
Successivamente verrai indirizzato in una nuova scheda riassuntiva della situazione generale dei clienti.
Potrai filtrare per nome i tuoi clienti così da effettuare controlli specifici.
In aggiunta potrai tramite l’apposito tasto stampare il riepilogo.
Allo stesso modo è possibile effettuare controlli sui fornitori tramite il link “situazione fornitori”.
Altri documenti utili
Ti consiglio l’utilizzo, anche di altri documenti utili per la tua impresa che mettiamo a disposizione: