Analisi Redditività Clienti Studio Commercialista Excel

Descrizione

Quanto ti costa davvero ogni cliente dello studio?

La maggior parte degli studi professionali conosce il proprio fatturato ma non il proprio margine per cliente. Il forfait viene fissato una volta e poi resta lì per anni, mentre i documenti arrivano in ritardo, le telefonate si moltiplicano, gli avvisi bonari si gestiscono “per cortesia” e le ore assorbite crescono senza che nessuno le misuri. Il risultato è quasi sempre lo stesso: un gruppo di clienti che sostiene i conti dello studio e un gruppo di clienti che li erode silenziosamente.

Margine Studio è il file Excel che rende visibile questa differenza. Inserisci compensi, costi e tempi e ottieni, cliente per cliente, il margine in euro e in percentuale, il ricavo orario, il compenso obiettivo coerente con la marginalità che vuoi ottenere e l’importo dell’adeguamento da mettere sul tavolo alla prossima revisione del mandato.

Il costo orario pieno delle tue risorse, calcolato correttamente

Il cuore del modello è il costo orario studio commercialista calcolato per singola risorsa. Per ogni collaboratore indichi costo annuo, ore annue e percentuale di ore realmente produttive: il file determina le ore produttive, il costo diretto orario e vi somma la quota oraria dei costi generali di struttura (affitto, software, utenze, formazione, assicurazioni), ripartita sulle ore produttive complessive dello studio.

Ne esce il costo pieno per ora del titolare, del senior, del junior e dello staff. È il numero che serve per capire se una pratica gestita dal senior a 56 €/ora sta dentro il compenso pattuito, o se conveniva assegnarla ad altri.

Due strade per misurare la marginalità del cliente

Non tutti gli studi hanno un timesheet attivo, e chi ce l’ha non lo usa su tutti i clienti. Per questo il modello lavora su due percorsi, selezionabili cliente per cliente da un menu a tendina:

• Analisi rapida (Stima) — parti dal catalogo delle prestazioni con i tempi standard (registrazione documento, liquidazione IVA, F24, bilancio, dichiarativi, CU/770, cedolini, riunioni, solleciti, antiriciclaggio). Indichi le quantità annue e la risorsa che se ne occupa: il file calcola ore e costo assorbito, senza bisogno di rilevare nulla.
• Analisi precisa (Effettivo) — registri o importi le ore realmente lavorate nel registro attività, con data, cliente, collaboratore, prestazione e distinzione tra attività ordinarie ed extra. È un timesheet di studio essenziale, già collegato ai calcoli di margine.
• Auto — il modello usa il dato effettivo quando esiste e ripiega sulla stima quando manca, così puoi partire subito e affinare nel tempo.

Tutti i tempi standard sono modificabili: se nel tuo studio un bilancio richiede dodici ore e non otto, cambi il parametro e l’intera analisi si ricalcola.

Semafori, compenso obiettivo e attività extra non fatturate

Il foglio di analisi confronta ricavi correnti (compenso ricorrente più ricavi extra) con il costo totale del cliente, personale più costi esterni, e assegna un semaforo di redditività sulle soglie che imposti tu: verde, giallo, arancione, rosso. Accanto al semaforo trovi:

• il compenso obiettivo, cioè il compenso che garantirebbe il margine desiderato su quel cliente;
• l’adeguamento suggerito, pieno o in versione prudente (una quota del divario, che imposti nei parametri);
• il valore delle attività extra svolte e mai fatturate, spesso la voce che da sola spiega il rosso;
• l’azione consigliata: mantenere, fatturare gli extra, adeguare il compenso, rinegoziare o valutare la dismissione.

Accanto ai numeri puoi annotare gli indicatori qualitativi che pesano nella trattativa reale — complessità, disordine documentale, urgenze, data dell’ultimo adeguamento — perché un cliente in arancione con l’ultimo ritocco nel 2023 è una conversazione diversa da uno rivisto sei mesi fa.

Il piano di adeguamento dei compensi, già in ordine di priorità

Il foglio dedicato al piano azioni ordina automaticamente i clienti per urgenza di intervento e ti consegna una lista operativa: chi rivedere per primo, di quanto, con quale scenario (pieno o prudente) e con quali extra da recuperare. Ci sono colonne libere per lo stato della trattativa e le note, così il file diventa lo strumento con cui segui la campagna di revisione dei mandati per tutto l’anno, non un esercizio da fare una volta sola.

Dashboard di portafoglio

Una vista di sintesi chiude il modello: ricavi complessivi del portafoglio, margine in euro e in percentuale, numero di clienti critici, adeguamenti potenziali complessivi, valore degli extra non fatturati, ore annue assorbite e ricavo medio per ora, con il conteggio dei clienti per colore. È la pagina da portare alla riunione con i soci.

Cosa contiene il file

• 00 · Leggimi — istruzioni d’uso e legenda dei colori delle celle
• 01 · Parametri — costi generali, margine obiettivo, soglie dei semafori, quota prudente
• 02 · Collaboratori — costo annuo, ore, produttività e costo orario pieno per risorsa
• 03 · Prestazioni — catalogo con 15 prestazioni tipo e tempi standard, ampliabile
• 04 · Clienti — compensi, costi esterni, metodo di analisi, indicatori qualitativi
• 05 · Volumi stimati — quantità annue per prestazione e operatore previsto
• 06 · Attività — registro delle ore effettive e degli extra
• 07 · Analisi clienti — margine, semaforo, compenso obiettivo, adeguamento
• 08 · Piano azioni — clienti in ordine di priorità con scenari di adeguamento
• 09 · Dashboard — indicatori di sintesi del portafoglio

Caratteristiche tecniche

• Formato .xlsx, compatibile con Microsoft Excel (Windows e Mac) e LibreOffice Calc
• Nessuna macro: nessun avviso di sicurezza, nessun blocco in apertura
• Oltre 7.000 formule aperte e ispezionabili, costruite con funzioni standard (SE, SE.ERRORE, INDICE/CONFRONTA, SOMMA.PIÙ.SE): puoi verificarle, modificarle e adattarle allo studio
• Menu a tendina e formattazione condizionale già impostati
• Capienza: fino a 100 clienti, 50 risorse, 100 prestazioni, 500 righe di volumi e 1.000 registrazioni di attività
• Dati dimostrativi precaricati, da sostituire con i tuoi
• Codice colore delle celle: blu per i dati da inserire, verde per i collegamenti tra fogli, nero per le formule

Per chi è pensato

Dottori commercialisti ed esperti contabili, studi associati, consulenti del lavoro, studi che gestiscono contabilità in forfait e vogliono capire se il forfait regge ancora. È utile sia allo studio piccolo che non ha e non vuole un gestionale di controllo di gestione, sia allo studio strutturato che cerca uno strumento agile per preparare la revisione annuale dei mandati.

Come si parte, in tre passaggi

1. Compila i parametri dello studio e i costi dei collaboratori: hai subito il costo orario pieno di ogni risorsa.
2. Inserisci i clienti con il loro compenso e stima i volumi annui delle prestazioni.
3. Apri l’analisi e la dashboard: sai quali clienti sono in perdita, di quanto e cosa proporre.

Il modello fornisce un supporto organizzativo e decisionale e non sostituisce la valutazione professionale del titolare dello studio: i numeri servono ad aprire la conversazione, la decisione resta tua.